独立行政法人勤労者退職金共済機構における個人情報を含む文書の
紛失が懸念される事案の発生について

独立行政法人勤労者退職金共済機構 発表 令和2年6月25日
独立行政法人勤労者退職金共済機構
総務部長    鈴木 一光
総務部長代理  立原  新
電話(直通)03-6907-1252
(直通)03-6907-1275
給付業務部長  川嶋  正
給付業務部次長 原田 えり子
電話(直通)03-6907-1245
(直通)03-6907-1249

 独立行政法人勤労者退職金共済機構(理事長 水野正望)において、個人情報を含む文書の紛失が懸念される事案が発生いたしました。このような事態になりましたことを深く反省するとともに、関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしたことについて心からお詫び申し上げます。

  1. 事案の概要
     独立行政法人勤労者退職金共済機構(以下「機構」という。)から、6月12日に
    被共済者あてに発送したハガキ「退職金等振込通知書」(以下「通知書」という。)
    について、当該郵便物の受け取り郵便局(以下「受取郵便局」という。)において
    確認した受取数が、機構において記録している発送数より、2通少なかったこと
    から、当該2通の通知書が紛失した懸念が生じました。
     通知書には、個人情報(氏名、住所、被共済者番号、振込金融機関名、名義人、 支払金額、税額、控除額、勤続年数、就業年月日、退職年月日)が記載されていました。
  2. 事実経過
    1. 6月12日夕方、受取郵便局から、郵便物の発送数記録表(以下「記録表」という。)に記された郵便物の数と郵便局が受け取った郵便物の数に相違があるとの連絡を受けたことから、機構内で当日発送の郵便物について調査を行いました。
       その結果、郵便局が受け取った通知書の数が機構から発送したはずの通知書の数より2通少ないこととなりました。
    2. この事態を受け、12日当日、機構事務室内をくまなく捜索しましたが、当該2通の通知書を発見できませんでした。このため、同日中に、機構職員が、機構発出文書の現物確認をするために受付郵便局に赴きましたが、既に受付郵便局から配送されており、確認ができませんでした。
    3. このため、お客様のどなたあての通知書が紛失したものなのか確認ができなかったことから、6月16日に、機構から、12日に通知書発送対象となったお客様全員に対して、通知書を受領されたかどうかを確認するための文書を発送し、回答期間内(6月23日)に未受領の連絡があったお客様4名に改めて通知書を発送するとともに謝罪をいたしました。
  3. 発生原因
     通知書は、機械システムにより郵送対象者ごとに通し番号を振り出して作成出力されるものであり、この時点では発送予定数が正確に把握されているものです。しかしながら、その後通知書の一斉発送までの間に、お客様からの退職金申請の取消その他の要望等により、個別処理が必要となる通知書を、出力された通知書の中から抽出することになりますが、この抽出した通知書の数の管理が厳格に行われておらず、結果として、通知書の発送枚数を事後的に正確に確認できる管理方法となっていませんでした。
  4. 発生防止策
     上記3の通知書の抽出に際し、いつ、誰が、どのお客様あての通知書を抽出したかが分かるように記録を残すこと、発送前に改めて発送数を確認すること等、
    厳格な管理を徹底し、再発防止に全力で取り組んでまいります。
以上