個人情報を含む文書の誤送付について

　独立行政法人勤労者退職金共済機構（以下「機構」という。）において、個人情報を含む文書の誤送付事案が発生いたしました。このような事態になりましたことを深く反省するとともに、関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしたことについて心からお詫び申し上げます。

１　事案の概要
　独立行政法人勤労者退職金共済機構から被共済者に退職金請求書一式（請求書及び添付書類）を返送する際、別の被共済者１名分の添付資料を誤送付するという事案が発生しました。
　誤送付した資料には、個人情報（住所、氏名、生年月日、口座番号、マイナンバー）が記載されていました。

２　事実経過
（１）2月12日、機構から被共済者Aあて、退職金請求書一式を返送しました。その際、誤って別の被共済者B１名分の添付書類を送付しました。
（２）2月17日、誤送付書類を受領した被共済者Aの配偶者から電話を受け、誤送付が発覚しました。本来は速やかにご自宅へ書類を直接受け取りにお伺いすべきでしたが、ご返送を依頼するとともに、当該被共済者Aに本来送付すべきであった添付書類を送付しました。
（３）２月19日、上記被共済者Aの配偶者から、（２）で送付した書類等の到着のご連絡をいただき、経緯のご説明及び謝罪を行いました。誤送付書類についてはご返送いただけるとのお申し出を受け、2月21日に当該書類を機構で受領いたしました。
（４）2月25日、誤送付の対象となった被共済者Bへ電話にて経緯をご説明の上、謝罪いたしました。また、３月１日に被共済者Bのご自宅を訪問し、改めて経緯説明、謝罪及び再発防止策の説明を行いました。
（５）3月19日、誤送付書類を受領した被共済者Aの配偶者に対し、改めて経緯説明、謝罪及び再発防止策の説明を行いました。

３　発生原因
　審査の際、被共済者2名の退職金請求書と添付書類が互い違いとなってしまったこと、発送の際、封筒の宛先と内容物の確認が不十分だったこととなります。

４　再発防止策
　今回の事案を重く受け止め、審査にあたっては作業開始前の作業手順の確認及び作業後の書類内容の確認を行うとともに、郵送にあたっては封筒の宛先とすべての内容物（書類一式）が間違いないかダブルチェックを実施する、誤送付の事故が発生した場合の対応について再度職員の教育を行う等、再発防止策を徹底してまいります。